Retningslinjer for personvern

Personvernerklæringen informerer om hvordan Synlighet AS samler inn og bruker personopplysninger.

Synlighets personvernerklæring

Denne personvernerklæringen ble publisert 13.07.2018

Personvernerklæringen informerer om hvordan Synlighet AS (organisasjonsnummer 993 147 842) samler inn og bruker personopplysninger.

Synlighet AS, ved administrerende direktør, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger.  Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det frem under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret.

I denne erklæringen forklarer vi hvilke personopplysninger vi behandler, hvordan vi behandler disse og hvilket formål behandlingen har. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt og bloggen vår, www.synlighet.no og www.blogg.synlighet.no  (personopplysningsloven § 19), når du er kunde hos oss eller søker jobb hos oss, samt generell informasjon om innhenting, lagring og bruk av personopplysninger (personopplysningsloven §18 1.ledd).

Om Synlighet AS

Synlighet AS er et digitalt markedsføringsbyrå som leverer rådgivning og andre tjenester for effektiv digital markedsføring. Vårt hovedkontor er i Bergen, Norge, med avdelingskontor i Oslo og Trondheim, samt datterselskap i Malmø, Sverige. Denne erklæringen gjelder for den norske virksomheten. Hovedkontorets registrerte adresse er Møllendalsveien 1, 5009 Bergen. Kontaktopplysninger til vår personvernombud er: privacy@synlighet.no.

1.0 Behandling av personopplysninger på www.synlighet.no og www.blogg.synlighet.no

Synlighets CTO (Chief Technology Officer) har det daglige ansvaret for Synlighets behandling av personopplysninger på våre nettsider og vår blogg, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettstedet å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, eksempelvis ved å sende oss forespørsler, påmelding på kurs, frokostmøter eller motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Synlighet AS er behandlingsansvarlig for sine nettsider og står for vedlikehold og utvikling selv.

Nettstatistikk

Synlighet AS samler inn avidentifiserte og anonymiserte opplysninger om besøkende på www.synlighet.no og www.blogg.synlighet.no. Formålet med innsamlingen er å utarbeide statistikk som brukes for å forbedre og videreutvikle innhold på nettsted og blogg. Eksempler på hvilken informasjon som innhentes er: hvordan besøkende bruker nettstedet, hvilket nettsted brukeren kommer fra, hvor mange som besøker de ulike sidene, hvor lenge besøket varer, hva de klikker på og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker.  Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen blir automatisk anonymisert ved at deler av IP-adressen fjernes og erstattes med en ny kode. Med aggregert nivå menes at alle data blir slått sammen til en gruppe og at data ikke behandles individuelt.

Synlighet AS bruker analyseverktøyene til Google Inc («Google») på sin nettside og blogg, informasjonen lagres hos Google. Informasjon fra dette verktøyet deles ikke med andre aktører.

Informasjonskapsler eller cookies

Hva er en informasjonskapsel eller cookies?

Cookies er små tekstfiler som lagres på din datamaskin, telefon eller nettbrett når du besøker et nettsted. Cookiene hjelper nettstedet til å huske dine innstillinger (eksempelvis brukernavn, språk, tekststørrelse og andre forhåndsvalg) for en viss periode. Coockies brukes også for å forbedre funksjonalitet, til å samle informasjon for analyseformål eller for markedsføringsformål.

Se vår oversikt over bruk av informasjonskapsler/cookies her.

Hvordan bruker vi Cookies?

Vi bruker cookies for å få informasjon om hvordan nettstedet brukes. Vi bruker dette gjennom Google Analytics som er et verktøy for webanalyse fra Google. Informasjonen lagres på servere i USA. Informasjonskapslene samler informasjon om hvilke sider som besøkes, hvor lenge et besøk varer, antall besøk på nettstedet og hva som er kilden til besøket (eksempelvis Google Søk). Vi bruker også cookies til å se på brukeratferden, som klikk på lenker, klikk til bloggartikler, innsendelse av kontaktskjema, eller påmelding på kurs- og frokostmøter.

Din IP adresse anonymiseres før den sendes til Google Analytics og informasjonen som sendes inneholder ingen informasjon som kan identifisere deg som bruker. Vi kan derfor ikke spore handlinger til den enkelte bruker, men analysere bruken av nettstedet på et overordnet nivå.

Ved hjelp av cookies samler vårt nettsted og blogg inn informasjon til bruk for senere annonsering (Remarketing). En anonymisert identitet blir lagret i egne lister som brukes til målrettet annonsering basert på din brukeratferd på nett. I tillegg til at informasjonen er anonymisert (avidentifisert) stilles det krav til et visst antall brukere på listen før listene tas i bruk.

Alle nettlesere gjør det mulig å begrense cookieatferd eller å deaktivere dem ved hjelp av nettleserens innstillinger. Nettleseren lar deg også se over hvilke cookies som er lagret på datamaskinen, og til å slette en enkelt cookie eller å fjerne alle sammen. Du finner en lenke lenger nede på siden til hvordan du kan gjøre dette.

Følgende informasjonskapsler brukes på våre nettsider:

Cookie Formål Beskrivelse Varighet
_ga Gir besøkende en unik id som er konstant fra besøk til besøk. Gir oss mulighet til å se om brukerne kommer tilbake til nettstedet, men uten at de kan identifiseres. 2 år etter siste besøk
_gid Skiller brukere fra hverandre, på samme måte som _ga. 24 timer
_gat Cookien brukes til å begrense antall spørringer til Google Analytics Lagrer ingen informasjon 1 minutt
_gali Benyttes av Google Analytics for å fastslå hvilke lenker brukerne klikker på (dersom det er flere like). 2 år
_dc_gtm_UA-XXXXXXXX-X Settes av Google Analytics for å holde oversikt over hvor mange ganger en bruker besøker nettstedet, hvordan brukeren kom til nettstedet og hvilket land brukeren befinner seg i. Cookien regner også ut en slutt-tid for besøket.
AMP Token AMP-TOKEN inneholder en token som kan bli brukt til å innhente klient-ID’en fra en AMP klient-ID-service. Andre relevante verdier kan være opt-out* eller feilmeldinger ved innhenting av denne informasjonen. 30 sekunder til ett år
_gac_<område-ID> Inneholder kampanjerelatert informasjon om brukeren. Hvis Google Analytics og Google Adwords er koblet sammen, vil Adwords lese denne cookien dersom ikke brukeren har valgt opt-out*. 90 dager
_gads Google Adwords, kan settes for å unngå at en bruker skal se samme annonse om og om igjen. Maksimalt 540 dager

 

* Med opt-out menes at du har blokkert for opplasting av informasjonskapsler eller cookies på din datamaskin.

Du kan lese mer om Googles policy for bruk av personopplysninger her:  https://www.google.com/intl/no/policies/privacy/

Du kan melde deg ut av Googles bruk av cookies (opt-out) for annonsering via Googles side om annonsering og personvern: http://www.google.se/policies/privacy/ads

Dersom du ikke ønsker å bli sporet, kan du deaktivere bruk av cookies (opt-out) på din maskin via nettleseren, det gjør du her: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Bruk av Facebook pixel: sporing på Facebook, Instagram, Messenger Instant Articles og Audience Network.

Facebook står som eier av Instagram, Messenger, Instant Articles og Audience Network, og bruk av Facebook pixel dekker derfor også disse kanalene.

En Facebook pixel er en plug-in eller en programvare som ligger på vårt nettsted og som samler informasjon til Facebook. Pixelen samler informasjon fra informasjonskapslene (cookies) som ligger i din nettleser, og sender dette tilbake til Facebook hvor informasjonen blir samlet sammen med data fra din Facebookprofil.

Informasjon som samles kan være knyttet til din brukeratferd (demografiske data som alder, kjønn, interesser) eller handlinger du utfører som klikk på lenker. Informasjonen er kun tilgjengelig på et anonymisert og aggregert nivå. Informasjonen brukes til analyseformål, målrettet annonsering basert på din brukeratferd (remarketing) samt til å identifisere målgrupper for annonsering som har en profil som er lik din og derfor har en potensiell mulighet for å ha et likt handlingsmønster eller behov.

Informasjon samlet inn via Facebook pixel, lagres fra 90 dager til 2 år. Informasjonen lagres på servere hos Facebook i USA.

Ved bruk av Facebook i forbindelse med annonsering vil Facebook i de aller fleste tilfeller være behandlingsansvarlig. Det er dog noen unntak:

  • Bruk av Facebook Lead Ads, et verktøy for å samle inn epostadresser via Facebooksidene, der både Facebook og Synlighet vil være behandlingsansvarlige. Dersom Synlighet vil ta i bruk dette verktøyet, vil informasjon om brukerens rettigheter være tydelig angitt i annonsen hvor brukeren frivillig legger fra seg persondata.
  • Opplasting av eksisterende e-postlister for målrettet annonsering på Facebook. Dersom Synlighet vil bruke dette verktøyet vil det kun være rettet mot potensielle kunder som frivillig har gitt sitt samtykke til dette.

Annen informasjon samlet inn via vårt nettsted og vår blogg

Bruk av kontaktskjema på våre nettsider

Når du bruker kontaktskjema på våre hjemmesider ber vi om følgende informasjon: Navn, e-postadresse, firma, telefonnummer, hva din henvendelse handler om.

Formålet med innhenting og lagring av informasjon er å kunne svare og ha en dialog rundt din henvendelse. Informasjonen blir lagret i vårt CRM –system Sharpspring på en egen server der det kun er ansatte i Synlighet AS som har tilgang.  Informasjonen blir lagret så lenge vi finner det formålstjenlig.

Påmelding Kurs

Ved påmelding på våre kurs samles følgende informasjon:

  • Navn på den som bestiller
  • E-postadresse på den som bestiller
  • Firma
  • Adresse til firma, samt faktureringsopplysninger
  • Navn på den/de som meldes på kurset
  • E-postadresse til den/de som meldes på kurset
  • Telefonnummer til den/de som meldes på kurset
  • Eventuelle kommentarer

Informasjonen blir lagret i vårt kursbooking-system, Screenbooking. Informasjonen lagres for å kunne følge opp kursdeltakere i forkant (påminnelse) av kurset, fakturere, ha oversikt over antall og påmeldte kursdeltakere, og oppfølging i etterkant (eksempelvis sende ut kursbevis). Dersom samtykke er gitt, vil e-postadressen også kunne bli brukt til å invitere til fremtidige kurs eller til våre frokostmøter.

Synlighet bruker verktøyet Survey Monkey til evaluering av kurs. Det er kun ansatte i Synlighet som har tilgang til informasjonen. Informasjon som lagres er din e-postadresse, og vi lagrer denne i inntil 3 år, deretter blir undersøkelsen slettet. Dine svar vil være anonyme, men der du frivillig oppgir dine kontaktopplysninger i svarskjema vil dette blir lagret og behandlet som angitt over.

Påmelding frokostmøter

Ved påmelding til våre frokostmøter samles følgende informasjon:

  • Navn, epostadresse og firma på den som melder seg på
  • Navn, e-postadresse og firma på påmeldte registrert av andre.
  • Eventuelle kommentarer

Informasjonen blir lagret i vårt CRM system Sharpspring.  Informasjonen lagres for å kunne følge opp frokostmøtedeltakere i forkant (påminnelse) av møtet, ha oversikt over antall og påmeldte deltakere, og oppfølging i etterkant (eksempelvis sende ut evalueringsskjema). Dersom samtykke er gitt, vil e-postadressen også kunne bli brukt til å invitere til fremtidige kurs eller frokostmøter.

Synlighet bruker verktøyet Survey Monkey til evaluering av frokostmøter. Det er kun ansatte i Synlighet som har tilgang til informasjonen. Informasjon som lagres er din e-postadresse, og vi lagrer denne i inntil 3 år, deretter blir undersøkelsen slettet.

Påmelding nyhetsbrev

Synlighet sender ut Nyhetsbrev 2-4 ganger per måned via e-post. For å kunne motta dette må du registrere din e-postadresse hos oss. Vi bruker verktøyet Campain Monitor, som er databehandler for nyhetsbrevet. Dersom du melder deg av nyhetsbrevet vil din informasjon bli slettet.

Kommentarer på blogg, deling av blogginnlegg

Synlighet As har ikke kommentarfelt på bloggen sin, ingen informasjon lagres.

Bruk av andre verktøy

Hotjar

Synlighet bruker analyseverktøyet Hotjar for å analysere brukeratferd på nettsidene. Verktøyet brukes for å gjøre nettstedet mer brukervennlig. Informasjon som samles er bevegelser, klikk og generell atferd på nettstedet.  Informasjonen samles på bakgrunn av din IP-adresse, men denne blir anonymisert og informasjon vises kun på et aggregert nivå. Data lagres i maksimalt 365 dager.

VWO

Synlighet bruker analyseverktøyet VWO for å analysere brukeratferd på nettsidene. Verktøyet brukes for å gjøre nettstedet mer brukervennlig. Informasjon som samles er bevegelser, klikk og generell atferd på nettstedet. Informasjonen samles på bakgrunn av din IP-adresse, og all informasjon blir anonymisert. Informasjon kan vises på både aggregert og detaljert nivå, men da uten at bruken på personnivå er kjent.

Mer om informasjon på individuelt nivå

VWO kan med sin kamerafunksjon spille av en enkeltbrukers atferd på nettsidene.  Informasjonen er anonymisert og det er ikke mulig å koble informasjonen med IP-adresse, e-postadresse eller andre identifikatorer. Informasjonen brukes kun til analyseformål.

På individuelt nivå kan en bruker bli forespurt om å svare på enkle spørsmål, som hvorfor de besøker nettsidene, hvilken informasjon de forventer å finne, og om brukeropplevelsen. Brukeren kan bli forespurt om frivillig å oppgi sin e-postadresse. Informasjonen lagres i inntil 100 dager før den slettes.

Serverlogg på nettsted

Alle besøk på våre nettsteder lagres i en logg på vår server. Informasjonen som lagres er IP-adresse fra enheten som besøker nettstedet. Opplysningene samles inn for å sikre drift. Ved angrep mot nettstedet vil IP-adressen som er brukt i forbindelse med angrepet bli blokkert.

Sharpspring

Sharpspring er et salgsstøtteverktøy som primært brukes for å håndtere henvendelser via nettsted, påmelding til nyhetsbrev og påmelding på frokostmøter/events.  Opplysninger som lagres er navn, e-postadresser, IP-adresser, firma og eventuelt hva henvendelsen handler om. For påmelding nyhetsbrev lagres i tillegg en logg over når du ga ditt samtykke for å motta nyhetsbrev fra oss. Dersom du har lagt igjen e-postadressen din på våre nettsider (påmelding kurs, frokostmøter eller sendt oss en henvendelse) vil du få en profil i verktøyet som følger dine fremtidige besøk.

Sharpspring bruker følgende informasjonskapsler:

Type cookie Navn på cookie Beskrivelse Varighet
Kategori 1:

Nødvendige cookies

Sid, sid-tolken, Un, io, Cookies som brues for å få tilgang til backendprogrammet. Informasjonskapslene kreves for å sikre at SharpSpring programmet fungerer som ønsket.
Kategori 3:

Ytelsescookies

Sin-tolken, un, lo Dette er seksjonsidentifikatorer med tilleggsinformasjon for konto som kreves for å forbedre ytelsen og funksjonaliteten til SharpSpring backend.
Kategori 4:

Målrettingscookies og cookies for annonsering

Koitk SharpSpring sporingskapsel.
Kategori 4:

Målrettingscookies og cookies for annonsering

Koitk

_ss

_ss-tk

_ss_referrer

Sharpspring sporing av informasjonskapsler for cookies og sesjonsidentifikatorer.  Disse informasjonskapslene brukes til å spore besøkende og danne innleveringer.

 

Sletting av informasjonskapsler fra Sharpspring

Avhengig av hvilken browser du bruker, finner du informasjon om hvordan slette informasjonskapsler her:

https://help.sharpspring.com/hc/en-us/articles/115002547291-Understanding-Cookies#h_5917259861521735466039

  1. Behandling av personopplysninger i våre støttesystemer

Asana

Synlighet bruker Asana prosjektledelsesverktøy for å fordele oppgaver. Informasjon som lagres kan være navn, e-postadresse og telefonnummer på kontaktpersoner knyttet til firma som vi har avtale med. Informasjonen registreres og brukes for å lette dialogen med med kunde, og slettes senest 3 år etter at kundeforholdet er avsluttet eller når vedkomne ikke lenger arbeider for vår oppdragsgiver.

SUGAR- lagring av kundeinformasjon

Sugar er et «open source» salgsstøtteverktøy som er videreutviklet og påbygget internt for å dekke Synlighets behov for registrering av kontaktinformasjon og prosjektinformasjon fra våre kunder. Synlighet AS er behandlingsansvarlig for data lagret i vår versjon av Sugar. Data som innsamles er kundenavn (firma), kontaktpersoner: navn, e-postadresse, stillingstittel, telefonnummer og kundedialog i forbindelse med oppdrag. Informasjonen brukes til dialog med kunde, og slettes senest 3 år etter at kundeforholdet er avsluttet eller når vedkomne ikke lenger arbeider for vår oppdragsgiver.

E-post og telefon

Synlighet bruker e-post og telefon som en del av sitt daglige arbeide for å kunne ha dialog og svare på forespørsler fra potensielle kunder, kunder, tidligere kunder og andre samarbeidspartnere.

Den enkelte ansatte har ansvar for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og skal minst en gang i året gå gjennom og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratredelse slettes e-postkonto Relevante e-poster vil normalt bli overført til kolleger.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes over e-post. Vi gjør oppmerksom på at vanlig e-post ikke er kryptert. Vi oppfordrer deg derfor til å vise varsomhet, og ikke sende taushetsbelagt informasjon, sensitive data eller fortrolige opplysninger på e-post.

Søke jobb hos Synlighet AS

Dersom du søker jobb hos Synlighet AS vil din søknad med dokumentasjon lagres i inntil 1 år etter søknadsfristens utløp. Informasjonen som innhentes er navn, adresse, kontaktopplysninger, CV og vitnemål/attester. Synlighet AS er behandlingsansvarlig, og formålet med behandlingen er å kunne vurdere din søknad opp mot ledige stillinger i selskapet. Der vi benytter eksternt rekrutteringsbyrå vil opplysningene bli delt med disse.

3.0 Andre forhold der vi registrerer personopplysninger

Registrering av besøkende på Synlighet AS sine kontorer

Av hensyn til brann eller evakuering av våre kontorlokaler har Synlighet innført adgangskontroll med registrering av besøkende ved våre kontor. Informasjonen lagres i løsningen Proxyclick, og informasjonen som lagres er navn, e-postadresse og firma.

Bruk av 3.part/underleverandører

Synlighet bruker underleverandører til å bistå med drift og lagring av innsamlede personopplysninger. Disse vil ved sin bistand til oss kunne få innsyn i personopplysninger. Det er inngått lovpålagte databehandleravtaler med disse.

4.0 Rettigheter

Du har rett til innsyn i personopplysninger om deg og hvordan de behandles. Du har også rett til å få opplysningene rettet, slettet eller å begrense behandlingen av personopplysningene i henhold til personopplysningsloven.

Du kan kontakte oss på privacy@synlighet.no for tilgang til, endring eller sletting av informasjon.

Behandling av personopplysningene er basert på samtykke, og du kan til enhver tid trekke samtykke tilbake.

Dersom du mener Synlighet AS ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven, har du rett til å klage til aktuell tilsynsmyndighet som i Norge er Datatilsynet, du finner kontaktinfo på deres hjemmesider www.datatilsynet.no.

Kontaktinformasjon:

Synlighet AS
Møllendalsveien 1
5009 Bergen
Tlf: 04195
E-post: privacy@synlighet.no