Behandling av datasett i Excel med pivotering

Excel. Navnet på den trofaste regneapplikasjonen fra Microsoft får mange til å rive seg i håret og resignere. Kombinasjonen av komplekse og uoversiktlige datasett, formler, formater og hva verre er, kan forståelig nok skape en vanskelig inngang for korrekt og effektiv behandlig av data. Målet er jo som oftest å skape lesbare tabeller og grafer. En korrekt analyse og et beslutningsgrunnlag for både kunde og rådgiver. Så hvordan kommer vi dit?

5 minutters videointroduksjon til pivotering i Excel

Import av datasett
Vårt utgangspunkt er datagrunnlaget fra enhver kilde som ikke kan løse vår problemstilling i det innebygde rapporteringsverktøyet. Et godt tips er å sørge for at plattformens språkinnstilling er norsk eller annet språk med tilsvarende tegnsetting av tusendeler og desimaler. Engelsk/amerikansk benytter det motsatte av oss; punktum for komma og vice versa. Uheldig for Excel med norsk språkinnstilling, med uønskede resultater i cellene. Omformattering kan selvfølgelig forklares og beskrives. I et annet innlegg. Or just f****** Google it. Dessverre har mange av mine mest brukte kilder dårlig støtte for Excel-eksportering med ønsket tegnsetting. Uansett, datasettet er importert eller kopiert inn i Excel. Sjekk gjerne kolonneoverskriftene og annet tekst for stavefeil. Overskriftene kan gjerne utheves og fryses dersom ønskelig. Og slett eventuell totalsummeringen nederst i datasettet.

Opprette pivottabellen
Så går vi over til en mer interessant del av oppgaven. Pivotering. Vi merker hele datasettet og benytter knappen ’PivotTable’ fra menylinjen. Kontrollér at veiviseren viser riktig tabell og dens omfang, og at pivottabellen legges på et nytt regneark. Straks får vi opp et tomt tabellfelt og et verktøy til høyre. Let the games begin. Øverst i pivotverktøyet vises kolonneoverskriftene, heretter kalt felt. Alle disse er dra-og-slippbare til boksene nedenfor; filter, kolonneetiketter, radetiketter og verdier. La oss si at vi har hentet ut et datasett med datoer, kampanjer og annonsegrupper og andre parametre. Vi ønsker å gruppere og summere ønskede felt og verdier i en lettfattelig og oversiktlig tabell med verdier på kampanjenivå. Jeg vet, ”analyzing data in aggregate is a crime against humanity” (Avinash Kaushik). Men dette er først og fremst i læringsøyemed.

Grunnleggende oppsett av pivottabell
Dra og slipp feltet for kampanjenavn i radetiketter. Dette medfører at vi oppretter nye rader i pivottabellen, forhåpentligvis med korrekte kampanjer. Deretter kan vi dra og slippe ønskede felt med verdier til, ja, verdiboksen. For eksempel visninger, klikk, kostnader og konverteringer. Og husk, dette er viktig: For visse felt må det lages egne formler for korrekt beregning av verdiene i pivottabellen. Blant annet klikk- og konverteringsrater og klikkpris. Dette utføres ved hjelp av ’Formel’-knappen under ’Egenskaper’ på verktøylinjen. Deretter går vi inn på ’Kalkulér felt…’ og lager en formel eller to med beskrivende navn. Og nå dukker disse opp som nye felt i pivotverktøyet, og viser nå korrekte beregnede verdier ved benyttelse i verdi-boksen.

Utforsk mulighetene med pivotering
For ytterligere detaljnivå kan vi benytte annonsegrupper som radetikett, gjerne sammen med kampanjer. Eller med kampanjer som filter; flytt feltet i filter-boksen for å velge én eller flere bestemte kampanjer man ønsker å undersøke. Filtrering kan også utføres ved å trykke på den lille svarte trekanten som vises når vi flytter musepeker over ønsket felt i felt-boksen. Sistnevnte er å foretrekke dersom man ønsker å beholde feltet som radetikett i pivottabellen. Pivotfunksjonen i Excel inneholder en rekke muligheter for tabellpresentasjoner, formatering av tall, filtrering osv. Jeg anbefaler at dette testes ut på egne hånd ved hjelp av prøv-og-feil-metoden. Så lenge man holder seg i regnearket for pivoteringer vil ikke datagrunnlaget ødelegges på noen som helst måte.
Etter at ønsket tabell er oppnådd kan vi kopiere tabellen til et nytt regneark for oppsett av fancy grafer og tabellformater. Ikke merk hele tabellen ved kopiering, da blir nemlig kopien en ny pivottabell.

Pivotering med Excel